Et skab fuld af mapper, en skuffe med kvitteringer og en kasse med gamle fotos. Papirer hober sig op, og før eller siden skal de gemmes ordentligt. Arkivkasser (Annonce) er en billig og enkel løsning. De er lavet af pap, de kan stables, og de kan mærkes, så du kan finde det, du leder efter. Her er en gennemgang af, hvordan du vælger og bruger dem. Er du ved at flytte, kan du også få glæde af guiden til flyttekasser.
Hvad er en arkivkasse?
En arkivkasse er en kasse af pap, der er lavet til at rumme mapper og papirer i størrelse A4. Nogle er lavet i ét stykke med et klaplåg, mens andre består af en bund og et løst låg. Kassen kan stå på en hylde, i et skab eller på et lager, og den kan stables, hvis pappet er stærkt nok.
Eksemplerne nederst på siden er to typer. Den ene er en brun A4-kasse med et mål på 327 x 235 x 58 mm, som sælges i mindst 50 stk. Den anden er en A4-kasse af pap i to dele, hvor bunden sælges for sig selv, og låget sælges for sig selv. Forhandleren oplyser, at den er syrefri.
Hvad betyder syrefri?
Syrefri papir og pap er lavet, så det ikke afgiver syre, der over tid kan gøre papir gult og skørt. Det er vigtigt, hvis du gemmer ting, der skal holde i mange år, som fotos, breve og dokumenter med værdi. Til almindelige bilag, der kun skal gemmes i en periode, er almindelig pap nok. Har du brug for at gemme noget, der har betydning for din familie, så vælg syrefri.
Størrelse og vægt
En kasse, der er for stor, bliver tung, og en tung kasse kan ikke stables. Pak ikke mere, end du kan løfte med én hånd. Papir vejer mere, end man tror, og en kasse fyldt med mapper kan blive tung. Vælg hellere to små kasser end én stor. Læs mere om tunge kasser i guiden til tunge pakker.
Mål dine mapper, før du køber. En A4-mappe er 21 x 29,7 cm, og kassen skal være stor nok til både mappen og et lille mellemrum. Står mapperne for tæt, bliver det svært at tage dem ud.
Sådan pakker du en arkivkasse
Sorter papirerne efter år eller emne, og læg dem i mapper eller kuverter, før de kommer i kassen. Fjern hæfteklammer og papirclips, der kan ruste, og som kan skade papiret. Læg de tunge ting nederst og de lette øverst. Fyld kassen, så papirerne står oprejst, men ikke presset. Står de for løst, kan de glide, og de kan blive bøjet.
Luk kassen, og sæt en mærkat på forsiden og på siden, så du kan se indholdet, selv når kassen står på en hylde. Skriv år eller emne og hvad der er i, for eksempel "Regnskab 2025 bilag 1-200".
Mærkning og overblik
En god mærkning gør, at du kan finde det, du leder efter. Brug en fast metode, så alle kasser ser ens ud. Skriv med tusch eller en trykt etiket. Nummerér kasserne, og skriv en liste over indholdet i en fil eller en bog. Så kan du finde en kasse uden at åbne tyve andre. Læs mere om mærkater i guiden til adresselabel og pakkeseddel.
Hvor skal kasserne stå?
Opbevar kasserne tørt, køligt og mørkt, så papiret ikke bliver gult. Stil dem ikke på gulvet i et fugtigt rum, for pap trækker fugt. Sæt dem på en hylde eller på en palle, så der er luft under. Hold dem væk fra radiatorer og direkte sollys. Se guiden til opbevaring af emballage for flere råd om fugt og skadedyr.
Hvor længe skal papirerne gemmes?
Hvor længe du skal gemme bilag og dokumenter, afhænger af, hvad det er, og hvem du er. Spørg din revisor eller din bank, hvis du er i tvivl, og tjek de aktuelle regler hos de offentlige myndigheder. Skriv på kassen, hvornår indholdet kan smides ud, så du ikke skal huske det. Det sparer plads og rydder op.
Alternativ: scan og smid
Mange dokumenter kan scannes og gemmes digitalt. Det sparer plads, men det kræver, at du har en sikker kopi et andet sted. Gem originalen, hvis det er et dokument, du kan få brug for at vise frem. Bryd ikke din arkivering, før du er sikker på, at den digitale kopi er i orden.
Genbrug af kasser
Arkivkasser kan genbruges, hvis de er hele og rene. Fjern gamle mærkater, og skriv ny tekst. En kasse, der har stået fugtigt, kan være blød og bør kasseres. Sorter pap som papir, når kassen er udtjent. Se guiden til grønnere emballage.
Hvad koster det?
Den brune A4-kasse koster 10,00 kr. pr. stk. ved køb af mindst 50, og kassen med bund og låg koster 18,95 kr. for bunden ved køb af mindst 25. Du skal altså regne med et lidt højere beløb, hvis du vil have syrefri pap. Til en lille virksomhed, der arkiverer ti kasser om året, er forskellen få hundrede kroner.
Eksempel: et regnskabsarkiv
En lille virksomhed samler bilag i mapper efter måned. Ved årets udgang lægges tolv mapper i to arkivkasser, mærkes med årstal og kassenummer og stilles på en hylde i et tørt rum. En seddel på kassen fortæller, hvornår den kan smides ud. Næste år gøres det samme, og kasserne står i rækker.
Til private og til virksomheder
En privatperson, der gemmer fotos, skal tænke på holdbarhed, og en virksomhed, der gemmer bilag, skal tænke på overblik. Fotos kan lægges i kuverter i en syrefri kasse, mens bilag lægges i mapper. Begge dele bliver lettere at passe, hvis du sætter en fast dato i kalenderen til at rydde op.
Flytning med arkivkasser
Arkivkasser kan også bruges ved flytning, hvis du skal flytte papirer. De er lettere at bære end store flyttekasser, og de kan stables i bilen. Mærk kasserne med rum og indhold, og pak dem tæt, så mapperne ikke glider. Se guiden til flyttekasser, hvor du kan læse mere om at pakke til en flytning.
Skab eller hylde
En arkivkasse passer til en hylde, hvor du kan trække den ud. Mål hylden, før du køber kasser, så der er plads til både kassen og dine hænder. En hylde med god luft er bedre end et lukket skab, fordi fugt kan samle sig. Prøv at stille en kasse på hylden, før du bestiller mange.
Hold styr på, hvad der er hvor
En liste over kasserne er mere værd end pæne kasser. Skriv nummer, indhold, år og placering i et ark, og gem arket et andet sted end kasserne. Mister du en kasse eller skal du bruge noget hurtigt, finder du det på sekunder. Opdater listen, hver gang du lægger noget i eller tager noget ud, ellers mister den sin værdi efter et år.
Ryd op en gang om året
Sæt en fast dato til at gennemgå kasserne. Smid det ud, der ikke længere skal gemmes, og flyt det, der skal bevares, til en ny kasse. En årlig oprydning tager en eftermiddag og forhindrer, at kasserne hober sig op. Du får også lejlighed til at tjekke, om pappet er blevet fugtigt eller gult, og om der er brug for nye kasser.
Tjekliste
- Har du valgt en kasse, der passer til mapperne?
- Er kassen syrefri, hvis indholdet skal holde længe?
- Er papirerne uden clips og hæfteklammer?
- Er kassen mærket tydeligt?
- Står kassen tørt?
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg bruge flyttekasser til arkiv?
Ja, men de er ofte for store og tunge. Arkivkasser er lavet til papir og er lettere at håndtere.
Hvor mange mapper er der i en kasse?
Det afhænger af kassens bredde og mapperne. Mål din kasse og dine mapper.
